Die neue Generation von RoKa-Office®

RoKa-Office® – die Cloud-Software für die Rohr- und Kanaltechnik

Aufträge, Disposition, Außendienst, Dokumentation und Abrechnung laufen in einer browserbasierten Cloud-Software zusammen. Als ERP- und Branchensoftware für Rohrreinigung, Kanalreinigung und Kanalsanierung verbindet RoKa-Office® die zentralen Abläufe Ihres Betriebs – ohne eigenen Server und ohne Installation auf jedem Arbeitsplatz.

Kostenlose Demo vereinbaren Was die Cloud ändert
Die neue Generation in der Cloud

Cloud-Software für den gesamten Betrieb

RoKa-Office® läuft vollständig im Browser – ohne Installation auf jedem Arbeitsplatz. Ob PC, Notebook oder Tablet: Büro, Disposition und Außendienst arbeiten standortunabhängig mit demselben aktuellen Datenstand.

Kein Server im Betrieb

Keine Serverwartung, keine Installation auf jedem Arbeitsplatz, keine Update-Runden durchs Haus. Sie öffnen den Browser und arbeiten mit der aktuellen Version.

Ein Datenstand für alle

Informationen aus Büro, Disposition und Außendienst laufen zentral zusammen. Was unterwegs über die RoKa-App® dokumentiert wird, steht im Büro aktuell zur Verfügung – ohne doppelte Erfassung oder manuelles Nachtragen.

Standortunabhängig

Ob zweiter Standort, Homeoffice oder Baustelle: Der Zugang hängt am Login, nicht am Gerät. Auch der Steuerberater bekommt seine Daten, ohne dass jemand Dateien hin- und herschickt.

Eine Datenbasis. Zwei Arbeitsoberflächen.

Ein System. Auf jedem Gerät.

Die vollständige ERP-Software im Tablet-Browser, die RoKa-App® für Monteure auf dem Smartphone – beide arbeiten mit denselben Auftragsdaten.

Tablet · Browser

RoKa-Office® auf dem Tablet

Die vollständige RoKa-Office® ERP-Software läuft auf geeigneten Tablets direkt im Browser – mit Aufträgen, Disposition, Dokumentation und Abrechnung. Gleiche Funktionen, gleicher Datenstand wie im Büro.

Volles RoKa-Office®Nicht nur eine reduzierte Tablet-Ansicht
StandortunabhängigBüro, Homeoffice, Betriebshof oder unterwegs
Ein DatenstandInformationen direkt im selben System
Smartphone · iOS & Android

RoKa-App® auf dem Smartphone

Die mobile Arbeitsoberfläche für Monteure: Aufträge bearbeiten, Fotos erfassen und Leistungen direkt auf der Baustelle dokumentieren. Alle Rückmeldungen fließen in denselben Auftragsdatenbestand.

  • Aufträge und Leistungen mobil bearbeiten
  • Fotos, Zeiten und Unterschriften erfassen
  • Rückmeldungen direkt für das Büro bereitstellen
Ein System, flexibel genutzt

RoKa-Office® überall im Browser – RoKa-App® gezielt für unterwegs

RoKa-Office® ist die vollständige browserbasierte ERP- und Branchensoftware und lässt sich auf PC, Notebook und Tablet nutzen. Für Monteure und Teams ergänzt die RoKa-App® das System mit einer auf den mobilen Einsatz zugeschnittenen Arbeitsoberfläche – beide greifen im Arbeitsablauf ineinander.

Vollständige Cloud-ERP

RoKa-Office®

Die vollständige Software im Browser: Kunden, Angebote, Aufträge, Disposition, Dokumentation, Abrechnung, Auswertungen und weitere Unternehmensprozesse – flexibel dort, wo Sie arbeiten.

Für Monteure & Teams

RoKa-App® ↗

Die gezielte mobile Arbeitsoberfläche für den Außendienst – mit Aufträgen, Leistungen, Material, Fotos, Unterschriften, Berichten und Offline-Nutzung.

RoKa-App® entdecken KI direkt im Arbeitsablauf

RoKa-AI® ↗

KI-Unterstützung direkt in den betrieblichen Abläufen: Telefon, Vorgänge, Dokumentation, Korrespondenz, Automatisierungen und mobile Unterstützung in der RoKa-App®.

RoKa-AI® entdecken
Ein System für den ganzen Betrieb

Alle Prozesse in einer Branchensoftware

Im Browser laufen Aufträge, Disposition, Dokumentation und Abrechnung zentral zusammen. RoKa-Office® unterstützt die Abläufe in Rohrreinigung, Kanalreinigung, Kanalsanierung, TV-Inspektion und Anlagentechnik – ohne doppelte Datenerfassung zwischen Büro und Außendienst.

01 / 14

Kunden & Objekte

Kunden, Ansprechpartner und die dazugehörigen Objekte an einer Stelle. Jede Anlage behält ihre eigene Historie: Was wurde wann gemacht, von wem, mit welchem Ergebnis. Korrespondenz und Dokumente hängen direkt am Kunden.

02 / 14

Anfragen & Angebote

Angebote aus Artikelstamm und Textbausteinen kalkulieren, Preisgruppen und Kundenrabatte berücksichtigen. Leistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen werden per GAEB eingelesen, statt Positionen abzutippen. Aus dem angenommenen Angebot wird per Klick der Auftrag.

03 / 14

Aufträge

Serviceaufträge mit Positionen, Terminen, Objektbezug und Status. Wiederkehrende Leistungen lassen sich als Standardauftrag hinterlegen. Der Auftrag ist die Klammer, an der später Dokumentation, Zeiten und Rechnung hängen.

04 / 14

Disposition

Der Kalender zeigt, welcher Monteur mit welchem Fahrzeug wann wo ist. Aufträge werden per Drag-and-drop eingeplant, der Monteur bekommt sie direkt auf die RoKa-App®. Kurzfristige Notdiensteinsätze lassen sich dazwischenschieben, ohne den Tag neu zu bauen.

05 / 14

Außendienst

Über die RoKa-App® bearbeitet der Monteur seinen Auftrag vor Ort: Leistungen erfassen, Material buchen, Fotos aufnehmen, Unterschrift des Kunden einholen. Alles fließt zurück ins Büro, ohne dass jemand etwas nachträgt.

06 / 14

Dokumentation

Der Arbeitsbericht entsteht auf der Baustelle und ist zugleich der Leistungsnachweis. Fotos, Entsorgungsdaten und Haftungsausschluss gehören dazu und lassen sich der Rechnung als Anlage beilegen.

07 / 14

Wartungsverträge

Wiederkehrende Wartungen mit eigenen Intervallen von vierwöchentlich bis zweijährlich. Fällige Termine werden automatisch vorgeschlagen, sodass kein Vertrag durchrutscht und die Aufträge nicht jedes Mal neu angelegt werden müssen.

08 / 14

Zeiterfassung

Die Zeiten kommen direkt aus der RoKa-App® des Monteurs, nicht vom Zettel. Zeitprofile setzen die Pausen nach Arbeitszeitgesetz automatisch, Feiertage und Abwesenheiten neutralisieren das Soll. Für das Lohnbüro gibt es einen CSV-Export, Änderungen bleiben nachvollziehbar.

09 / 14

Lager & Container

Bestände werden aus den Aufträgen heraus geführt: Material auf einem offenen Auftrag gilt als reserviert, abgebucht wird erst bei der Rechnung. Container werden einzeln nach Nummer verfolgt, die Standzeitmiete rechnet sich automatisch mit.

10 / 14

Fahrzeuge

Fahrzeugstamm mit den Dokumenten, die man sonst im Ordner sucht: Fahrzeugschein, TÜV, Versicherung. Zusammen mit der Disposition sehen Sie, welches Fahrzeug auf welchem Einsatz war.

11 / 14

Abrechnung

Aus Auftrag oder Leistungsverzeichnis wird die Rechnung, mit Abschlags- und Schlussrechnungen und Sicherheitseinbehalt nach VOB. Mehrere Aufträge lassen sich zu einer Sammelrechnung bündeln. Die Positionslayouts sind frei wählbar, inklusive kumulativer LV-Abrechnung.

12 / 14

Mahnwesen

Offene Posten laufen automatisch in die Mahnstufen, nach den Fristen und Gebühren, die Sie einmal hinterlegt haben. Mahnbriefe entstehen aus eigenen Vorlagen und lassen sich direkt per E-Mail versenden, statt jede Zahlungserinnerung einzeln zu schreiben.

13 / 14

Buchhaltung

Zahlungseingänge werden über den Bankimport zugeordnet, inklusive Schutz vor Doppelbuchungen und Aufteilung einer Zahlung auf mehrere Rechnungen. Der Buchungsstapel geht als DATEV-Export an den Steuerberater, Eingangsrechnungen und Kassenbuch laufen im selben System.

14 / 14

Auswertungen

Umsätze nach Projekt, Tag, Fahrzeug oder Servicetyp. Sie sehen, welche Leistungen tragen und wo Aufwand und Ertrag auseinanderlaufen – auf Basis der Daten, die im Tagesgeschäft ohnehin entstehen.

RoKa-AI®

Eine KI, die im System mitarbeitet

RoKa-AI® zieht sich durch RoKa-Office® und die RoKa-App®. Sie kennt die Vorgänge und Zusammenhänge im System und unterstützt nicht nur bei der Suche – sie übernimmt wiederkehrende Aufgaben.

RoKa-AI® entdecken Live in der Demo ansehen
RoKa-AI®Aktiv
Bereite alle abgeschlossenen Aufträge von heute für die Abrechnung vor.
Aufgabe übernommen.

12 Aufträge geprüft, Dokumentationen zugeordnet und zur Abrechnung vorbereitet.

Vorgang abgeschlossen
Prozesse anstoßen

Wiederkehrende Abläufe starten, ohne sie jedes Mal von Hand zusammenzusuchen.

Vorgänge bearbeiten

Informationen prüfen, zuordnen und für den nächsten Schritt vorbereiten.

Überall verfügbar

Im Büro am Bildschirm und mobil über die RoKa-App®.

Ein durchgängiger Datenkreislauf

Einmal erfasst. Im gesamten Auftrag verfügbar.

Alle Informationen bleiben mit dem Auftrag verbunden. Vom ersten Kundenkontakt über Außendienst und Dokumentation bis zur Abrechnung arbeitet jeder Bereich mit demselben Datenstand – ohne Medienbruch und ohne doppelte Erfassung.

RoKa-Office® Ein Auftrag.
Ein Datenstand.

Kunde, Objekt, Leistungen, Fotos, Zeiten und Dokumente bleiben im selben Vorgang verbunden.

RoKa-App® RoKa-AI®
01

Anfrage

Kunde, Objekt und Anliegen erfassen.

02

Angebot

Leistungen kalkulieren und vorbereiten.

03

Disposition

Termin, Team und Einsatz einplanen.

04

Außendienst

Auftrag mobil bearbeiten und ergänzen.

05

Dokumentation

Fotos, Zeiten, Leistungen und Berichte.

06

Abrechnung

Erfasste Leistungen direkt übernehmen.

07

Buchhaltung

Daten strukturiert weitergeben.

1×
Die Information wandert mit – nicht der Zettel.

Was einmal im Auftrag erfasst wurde, steht in den folgenden Arbeitsschritten direkt wieder zur Verfügung.

Anschluss an Ihre Umgebung

Schnittstellen, die Ihre Auftraggeber erwarten

RoKa-Office arbeitet mit den Formaten, die Ausschreiber, Auftraggeber und Steuerberater erwarten – ohne Zwischenschritte über Excel.

GAEB

Leistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen importieren und direkt in Angebot und Abrechnung übernehmen.

DATEV

Buchungsstapel exportieren und dem Steuerberater übergeben, ohne Belege doppelt zu erfassen.

E-Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD erzeugen – für öffentliche Auftraggeber und die E-Rechnungspflicht.

Artikeldaten

Artikel- und Preisdaten Ihrer Händler einlesen, statt Kataloge manuell nachzupflegen.

Häufige Fragen

Was Betriebe vor dem Umstieg wissen wollen

Was bedeutet browserbasierte Cloud-Software bei RoKa-Office®?

RoKa-Office® ist eine browserbasierte Cloud-Software und läuft direkt im Webbrowser. Sie brauchen keine Installation auf jedem Arbeitsplatz und keinen eigenen Server im Betrieb. Büro, Außendienst und Geschäftsführung arbeiten auf demselben aktuellen Datenstand, egal von welchem Gerät oder Standort.

Für welche Betriebe ist RoKa-Office gedacht?

Für mittelständische Betriebe der Rohr- und Kanaltechnik: Kanalreinigung, Kanalsanierung, TV-Inspektion und Dichtheitsprüfung, außerdem Anlagentechnik- und Sanierungsbetriebe. Die Software ist seit 1994 auf diese Branche zugeschnitten und bildet deren Abläufe ab, statt sie in eine allgemeine Handwerkersoftware zu pressen.

Können Monteure auch ohne Internetverbindung arbeiten?

Die RoKa-App® ist für den Einsatz im Feld gebaut. Aufträge und Dokumentation werden auf dem Gerät bearbeitet und mit RoKa-Office synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Welche Schnittstellen bietet RoKa-Office?

RoKa-Office exportiert Buchungsstapel nach DATEV, importiert Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format, erstellt E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD und liest Artikeldaten von Händlern ein.

Wie läuft der Umstieg von einer bestehenden Lösung ab?

Der Umstieg wird begleitet. Vorhandene Stammdaten wie Kunden, Artikel und Objekte werden übernommen, damit Sie nicht bei null anfangen. Am Anfang steht eine kostenlose Demo, in der wir uns Ihre Abläufe ansehen und zeigen, wie sie in RoKa-Office abgebildet werden.

Kostenlos und unverbindlich

Sehen Sie RoKa-Office an Ihren eigenen Abläufen

In der Demo gehen wir Ihre typischen Aufträge durch – von der Anfrage bis zur Rechnung. Danach wissen Sie, ob die Cloud-Lösung zu Ihrem Betrieb passt.

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