Roka-Office GmbH · B2B-SaaS · Stand: Oktober 2026
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für Verträge zwischen der Roka-Office GmbH, Landrat-Trimborn-Straße 36a, 42799 Leichlingen (Rheinland) („Anbieter“), und ihren Kunden über die Nutzung der cloudbasierten Software RoKa-Office® einschließlich gebuchter Module, Apps, Schnittstellen, Support- und Einrichtungsleistungen.
Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Verbraucher sind nicht Zielgruppe des Angebots.
Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
Art und Umfang der geschuldeten Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, der Auftragsbestätigung, der Leistungsbeschreibung und den gebuchten Modulen. Angaben auf der Website dienen der Produktinformation und stellen, soweit nicht ausdrücklich anders bezeichnet, kein verbindliches Vertragsangebot dar.
Der Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots, eine Auftragsbestätigung des Anbieters oder die Freischaltung des gebuchten Zugangs zustande. Vertragssprache ist Deutsch.
Individuelle Vereinbarungen im Angebot oder Vertrag gehen diesen AGB vor.
RoKa-Office® wird als browserbasierte Software-as-a-Service-Lösung über das Internet bereitgestellt. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer Zugang zu den jeweils gebuchten Funktionen; eine Überlassung des Quellcodes oder ein Eigentumsübergang an der Software ist nicht geschuldet.
Der Anbieter betreibt die Plattform mit dem Ziel einer hohen Verfügbarkeit. Eine bestimmte prozentuale Mindestverfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich in einem Angebot, Vertrag oder Service Level Agreement (SLA) vereinbart wurde.
Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere durch planmäßige Wartung, Sicherheitsupdates, notwendige technische Maßnahmen, Störungen von Telekommunikations- oder Cloud-Infrastrukturen sowie Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs des Anbieters entstehen. Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit so durchgeführt, dass der Geschäftsbetrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird.
Der Kunde darf RoKa-Office® nur für eigene betriebliche Zwecke und im Umfang der gebuchten Nutzer, Standorte und Module verwenden. Zugangsdaten sind personenbezogen bzw. einem berechtigten Nutzer zuzuordnen und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,
Der Kunde ist für Handlungen seiner angelegten Benutzerkonten verantwortlich, soweit diese seinem Verantwortungsbereich zuzurechnen sind.
Der Anbieter darf RoKa-Office® während der Vertragslaufzeit technisch weiterentwickeln, aktualisieren und an Sicherheitsanforderungen, gesetzliche Vorgaben oder technische Rahmenbedingungen anpassen.
Änderungen dürfen den vertraglich vereinbarten Hauptzweck der gebuchten Leistung nicht unangemessen beeinträchtigen. Wesentliche Änderungen, die die Nutzung für den Kunden erheblich beeinflussen, werden nach Möglichkeit vorab angekündigt.
Neue Funktionen oder Module, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, können gesondert angeboten und vergütet werden.
Die vom Kunden in RoKa-Office® eingestellten Daten verbleiben in dessen Verfügungsbereich. Der Anbieter verarbeitet diese Daten nur soweit dies zur Vertragserfüllung, zum sicheren Betrieb der Plattform oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der Anbieter kann zur Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter einsetzen; die datenschutzrechtlichen Anforderungen bleiben hiervon unberührt.
Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten. Einzelheiten ergeben sich aus dem AVV, den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und der Datenschutzerklärung.
Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingestellten und verarbeiteten Daten sowie für erforderliche Informationen und Rechtsgrundlagen gegenüber seinen eigenen Beschäftigten, Kunden und sonstigen Betroffenen verantwortlich.
RoKa-Office®, die zugrunde liegende Software, Benutzeroberflächen, Dokumentationen, Konzepte und sonstigen geschützten Bestandteile verbleiben beim Anbieter bzw. den jeweiligen Rechteinhabern.
Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches und grundsätzlich nicht übertragbares Recht, die gebuchten Funktionen für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.
Ohne ausdrückliche Zustimmung des Anbieters ist es insbesondere nicht gestattet, die Software zu vervielfältigen, weiterzuvermieten, Dritten als eigenen Dienst anzubieten, Schutzmechanismen zu umgehen oder – soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes erlaubt – die Software zu dekompilieren oder zurückzuentwickeln.
Die Vergütung richtet sich nach dem jeweiligen Angebot oder Vertrag. Wiederkehrende SaaS-Entgelte werden für den vereinbarten Abrechnungszeitraum im Voraus berechnet, soweit nichts anderes vereinbart wurde. Einmalige Einrichtungs-, Migrations-, Schulungs- oder Individualisierungsleistungen werden entsprechend der vertraglichen Vereinbarung abgerechnet.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Rechnungen sind innerhalb des auf der Rechnung ausgewiesenen Zahlungsziels ohne Abzug fällig.
Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen. Der Anbieter kann nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang zu kostenpflichtigen Leistungen vorübergehend sperren, wenn erhebliche fällige Forderungen offenstehen und die Sperrung unter Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen angemessen ist.
Der Kunde hat auftretende Störungen möglichst konkret und unverzüglich über die bereitgestellten Supportwege zu melden. Der Anbieter wird reproduzierbare, den vertragsgemäßen Gebrauch wesentlich beeinträchtigende Fehler innerhalb angemessener Frist bearbeiten.
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Gleiches gilt, soweit eine zwingende gesetzliche Haftung besteht.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf.
Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten entsprechend für Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
Keine Haftung besteht für Störungen, die ausschließlich aus dem Verantwortungsbereich des Kunden, seiner Internetverbindung, seiner Endgeräte oder nicht vom Anbieter verantworteter Fremdsysteme stammen.
Mindestlaufzeit, Abrechnungsperiode und ordentliche Kündigungsfrist ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder Vertrag. Fehlt eine individuelle Regelung, läuft der Vertrag zunächst zwölf Monate und verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, sofern er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.
Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Vor einer Kündigung wegen einer behebbaren Pflichtverletzung ist grundsätzlich eine angemessene Frist zur Abhilfe zu setzen, soweit dies nicht entbehrlich ist.
Nach Vertragsende endet das Nutzungsrecht an RoKa-Office®. Der Kunde soll seine für ihn erforderlichen Daten rechtzeitig vor Vertragsende über vorhandene Exportfunktionen sichern. Soweit vertraglich oder technisch vorgesehen, unterstützt der Anbieter auf Anfrage bei einem zusätzlichen Datenexport; ein darüber hinausgehender Aufwand kann nach vorheriger Vereinbarung vergütet werden.
Personenbezogene Daten werden nach Vertragsende entsprechend dem AVV und den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschpflichten gelöscht oder zurückgegeben.
Soweit der Kunde optionale KI- oder Automatisierungsfunktionen von RoKa-Office® nutzt, können Eingaben automatisiert verarbeitet und Ausgaben durch KI-Systeme erzeugt werden. KI-Ausgaben können trotz technischer Schutzmaßnahmen unvollständig oder sachlich fehlerhaft sein und sind vom Kunden vor geschäftlich, rechtlich oder sicherheitsrelevanter Verwendung angemessen zu prüfen.
Der Anbieter kann für einzelne Funktionen technische Dienste und Unterauftragnehmer einsetzen. Soweit dabei personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, gelten die Regelungen des AVV und die datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Die konkrete Verfügbarkeit einzelner KI-Funktionen kann von technischen Schnittstellen und Diensten Dritter abhängen. Eine bestimmte KI-Funktion oder ein bestimmtes Drittmodell wird nur dauerhaft geschuldet, wenn dies ausdrücklich vertraglich vereinbart wurde.
Beide Parteien behandeln alle ihnen im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis bekannt werdenden und als vertraulich erkennbaren Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags.
Die Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die nachweislich allgemein bekannt sind, ohne Pflichtverletzung bekannt werden, bereits rechtmäßig bekannt waren oder aufgrund gesetzlicher bzw. behördlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.
Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung des Vertrags fort, solange ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse besteht.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz der Roka-Office GmbH Gerichtsstand für Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis.
Rechtserhebliche Erklärungen im Zusammenhang mit dem Vertrag können, soweit keine strengere gesetzliche Form vorgeschrieben oder individuell vereinbart ist, in Textform erfolgen.
Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Regelung treten die gesetzlichen Vorschriften.
Stand: Oktober 2026 · Roka-Office GmbH · Leichlingen (Rheinland)