Roka-Office GmbH · RoKa-Office® & RoKa-Office KI · Stand: Oktober 2026
Die Nutzung unserer Webseiten ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit personenbezogene Daten erhoben werden (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), erfolgt dies auf freiwilliger Basis oder ist für die Vertragsanbahnung erforderlich.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben. Soweit wir Auftragsverarbeiter einsetzen, werden diese sorgfältig ausgewählt und – soweit erforderlich – auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden. Eine Ausnahme bilden optionale KI-Funktionen für Kunden mit gebuchtem KI-Modul; hierbei kann eine Datenübermittlung in die USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) erfolgen (siehe Abschnitt 9).
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf beiden Websites ist:
Roka-Office GmbH
Geschäftsführer: Michele Tetté
Landrat-Trimborn-Straße 36a
42799 Leichlingen (Rheinland)
E-Mail: info@rokaoffice.de
Telefon: +49 (0)2175 888 488
(siehe auch Impressum)
Unter den oben angegebenen Kontaktdaten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:
Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
Unsere Websites sowie – soweit technisch entsprechend eingerichtet – Dienste des KI-Telefonassistenten werden auf Infrastruktur der 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet und betrieben. Mit IONOS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der jeweils gebuchten und eingesetzten Infrastruktur.
Beim Aufruf unserer Websites werden durch IONOS automatisch folgende Daten in sogenannten Server-Logfiles erfasst:
Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs verarbeitet und nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Websites gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die E-Mail-Kommunikation über info@rokaoffice.de wird über den E-Mail-Dienst der 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, abgewickelt. Die Speicherung und Übertragung der E-Mails erfolgt auf Servern in Deutschland.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben (mindestens Ihre E-Mail-Adresse sowie der Inhalt Ihrer Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Speicherdauer: E-Mails werden nach abschließender Bearbeitung und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 Monate nach Abschluss des Vorgangs) gelöscht, sofern keine Geschäftsbeziehung begründet wurde. Bei begründeter Geschäftsbeziehung gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanbahnung.
Unsere Websites verwenden Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Gerät speichert. Wir unterscheiden:
| Typ | Zweck | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Technisch notwendig | Grundfunktionen der Website (z. B. Cookie-Einwilligung speichern) | Session / max. 12 Monate | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Optionale Cookies | Verbesserung der Nutzererfahrung | Max. 12 Monate | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
Beim ersten Besuch werden Sie über ein Cookie-Banner um Ihre Einwilligung gebeten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Cookie-Speicher in Ihrem Browser löschen (Einstellungen → Datenschutz → Browserdaten löschen).
Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.
Bei Nutzung unserer Kontaktformulare erheben wir folgende Daten:
Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Rückfragen verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Speicherdauer: Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis entstanden ist.
Die Formulare enthalten technische Schutzmechanismen gegen automatisierte Einsendungen (Honeypot-Feld, Sicherheitsfrage).
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Auf unserer Website können Sie einen kostenlosen Demo-Termin buchen. Dabei erheben wir: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Wunschtermin.
Diese Daten werden ausschließlich zur Terminplanung, -bestätigung und Vorbereitung der Online-Präsentation verwendet. Es werden keine Daten an externe Buchungsplattformen übermittelt — die Buchungsanfrage wird über unser eigenes Formular verarbeitet und per E-Mail zugestellt.
Speicherdauer: Nach Durchführung des Termins werden die Daten nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern keine Geschäftsbeziehung begründet wurde.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Für die Bereitstellung der cloudbasierten Software RoKa-Office® verarbeiten wir – abhängig von den vom Kunden genutzten Funktionen – insbesondere Benutzer- und Kontaktdaten, Login- und Protokolldaten, betriebliche Stamm- und Auftragsdaten, Kommunikationsdaten sowie vom Kunden in die Software eingestellte Dokumente und sonstige Inhalte.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Administration, Absicherung und Weiterentwicklung der gebuchten SaaS-Leistungen sowie zur Erfüllung des jeweiligen Vertrags. Rechtsgrundlage für eigene Vertrags- und Nutzerdaten ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit die Roka-Office GmbH Daten im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Für Teile der technischen Infrastruktur von RoKa-Office® setzen wir die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland ein. Hetzner kann dabei im Rahmen der bereitgestellten Hosting- und Cloud-Infrastruktur Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Soweit Hetzner personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Welche konkreten Systeme bei Hetzner betrieben werden, richtet sich nach der jeweils eingesetzten technischen Architektur. Diese Datenschutzerklärung trifft deshalb keine weitergehende Aussage dazu, dass sämtliche RoKa-Office-Daten ausschließlich bei Hetzner gespeichert werden.
Bei der Nutzung von RoKa-Office® können insbesondere Benutzername, geschäftliche Kontaktdaten, Zeitpunkt von Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Aktionen, IP-Adresse sowie technische Protokolldaten verarbeitet werden. Diese Daten dienen der Authentifizierung, Fehleranalyse, Missbrauchs- und Angriffserkennung sowie der Gewährleistung eines sicheren Betriebs.
Geschäftskunden können im Rahmen der Nutzung eigene Kunden-, Mitarbeiter-, Objekt-, Termin-, Auftrags-, Dokumentations- und Kommunikationsdaten in RoKa-Office® verarbeiten. Für diese Daten ist grundsätzlich der jeweilige Geschäftskunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; die Roka-Office GmbH verarbeitet sie im Rahmen der vereinbarten SaaS-Leistung als Auftragsverarbeiter, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit können Sicherungskopien der in der SaaS-Plattform verarbeiteten Daten erstellt werden. Backups werden technisch geschützt und nur für Zwecke der Wiederherstellung, Betriebssicherheit und Erfüllung gesetzlicher Pflichten verwendet. Konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen richten sich nach dem eingesetzten Sicherungskonzept, dem AVV und den vertraglichen Vereinbarungen.
Im Rahmen von Support-, Wartungs- und Fehleranalysevorgängen können hierzu berechtigte Mitarbeiter oder beauftragte Dienstleister Zugriff auf die zur Bearbeitung erforderlichen Daten erhalten. Zugriffe erfolgen zweckgebunden und werden auf das erforderliche Maß beschränkt.
Nach Beendigung eines SaaS-Vertrags werden personenbezogene Daten nach Maßgabe des jeweiligen Vertrags und AVV gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Daten in Sicherungssystemen können aus technischen Gründen erst im Rahmen der regulären Backup-Zyklen endgültig überschrieben werden.
Der KI-Telefonassistent ist ein automatisiertes Sprachdialogsystem, das eingehende Anrufe 24/7 entgegennimmt, den Anrufer in natürlicher Sprache befragt und erfasste Auftragsdaten automatisch in RoKa-Office überträgt. Der Dienst wird auf der Infrastruktur der 1&1 IONOS SE betrieben.
Bei der Nutzung des KI-Telefonassistenten — sowohl beim Testanruf (Demo) als auch im Produktivbetrieb — werden folgende Daten verarbeitet:
Interessenten können den KI-Agenten über die auf der Website angegebene Demo-Rufnummer kostenlos testen. Der Anruf kann zu Qualitätssicherungs- und Entwicklungszwecken aufgezeichnet werden. Zu Beginn des Anrufs erfolgt ein automatischer Hinweis darauf.
Speicherdauer: Demo-Anrufdaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO durch die freiwillige Nutzung des Dienstes.
Nutzen Handwerksbetriebe den KI-Telefonassistenten als Teil ihrer RoKa-Office-Lizenz, agiert die Roka-Office GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für den jeweiligen Betrieb (Verantwortlicher). Es wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.
Für bestimmte optionale KI-Funktionen nutzen wir den Dienst Anthropic Claude (Anthropic, Inc., San Francisco, USA). Die Datenübermittlung erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) sowie EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Die Nutzung erfolgt ausschließlich im Zusammenhang mit dem gebuchten KI-Modul und nach Maßgabe der hierfür vereinbarten Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen.
Für den Betrieb des KI-Telefonassistenten kann Infrastruktur der 1&1 IONOS SE in Deutschland eingesetzt werden. Mit IONOS besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit für optionale KI-Funktionen Anbieter außerhalb der EU bzw. des EWR eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung nur unter Beachtung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen. Einzelheiten ergeben sich aus dem AVV und den Informationen zu den jeweils eingesetzten Unterauftragsverarbeitern.
Für Remote-Support-Sitzungen und Online-Präsentationen setzen wir TeamViewer ein. Anbieter ist die TeamViewer Germany GmbH, Jahnstraße 30, 73037 Göppingen.
TeamViewer ermöglicht den Fernzugriff auf Ihren Bildschirm ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und dem aktiven Mitteilen einer Sitzungs-ID. Ohne Ihre aktive Mitwirkung ist kein Zugriff möglich. Verbindungsdaten (IP-Adresse, Verbindungsdauer) können an Server von TeamViewer in Deutschland und der EU übertragen werden.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen: www.teamviewer.com/de/datenschutzerklaerung
Diese Websites verwenden die Schriftart „Plus Jakarta Sans". Die Schriftdatei wird lokal auf unserem Webserver bei IONOS gehostet und nicht von Google-Servern nachgeladen. Es werden keine Daten (insbesondere keine IP-Adressen) an Google LLC übermittelt.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer professionellen Darstellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Icons der Bibliothek „Font Awesome" werden ebenfalls lokal gehostet. Es werden keine Daten an externe Server der Fonticons, Inc. übermittelt.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) ein, um Ihre Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Unsere Websites werden ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen ausgeliefert.
Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst und verbessert.
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage, unserer SaaS-Leistungen, der technischen Infrastruktur oder der eingesetzten Dienstleister zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie soweit möglich per E-Mail.